Személyzeti nyilvántartások vezetése az A-tól Z-ig

A személyzeti nyilvántartás kezelése és karbantartása- a személyzeti szolgálat alkalmazottainak közvetlen kötelezettsége. Azokban az esetekben, hozzon létre egy új szervezet, az átalakulás a régi, vagy más átszervezés lehetőségek, és a részleg a vezetőségre kell tudni a főbb pontok a munka: a képzés és a személyzet kereső, recepció, fordítás, elbocsátás személyzet, valamint a szabályok archiválási és online dokumentumok tárolása.

A személyi nyilvántartás vezetésének megfelelő szervezése a szilárd stabilitás alapjaként

Minden szervezetben, formától függetlenülingatlan, van egy személyzet. Számokban és összetételben eltér a funkciók és a képesítések tekintetében. A HR osztály feladata annak biztosítása, hogy a vállalkozás alkalmazottaival kapcsolatos összes problémát és problémát a lehető leggyorsabban és leghatékonyabban oldják meg.

A szervezet stabil működése függalkalmazottai számára. A személyzeti szolgálat első feladata az alkalmazottak kompetens és időben történő kiválasztása, a személyi állomány nyilvántartása a törvénynek megfelelően és a dokumentumoknak az archívumhoz történő időben történő kézbesítése. Ez az alapja bármely vállalkozás stabil működésének.

Személyzeti képzés a személyzetnél végzett munkához

A személyzet irányításáról szóló utasítás egyértelműenjelzi, hogy szakképzésre van szükség a személyzet szakemberei számára. A gyakorlatban azonban gyakran van probléma a kívánt profilú alkalmazottak képzésével.

A felsőfokú és a másodlagos speciális oktatási intézmények nemolyan szakembereket állítanak elő, akik olyan szűk képesítéssel rendelkeznek, mint a "személyzeti nyilvántartás". A képzés általában a helyszínen vagy a profillal kapcsolatos kurzusokon történik. Az is lehetséges, hogy egy munkavállalót közvetlenül a munkahelyen tanítson mentorálással.

A HR menedzsment szakemberek a következő módokon javasolják:

• átképzés egy második felsőoktatás alapján;
• a kapcsolódó profil felsőoktatásának megszerzése, például "dokumentumkezelés", "jogtudomány", "személyzeti irányítás", "információvédelem";
• hosszabb távú képzések (legalább három hónap), a vizsga utólagos megszerzésével;
• gyakorlati munka, a későbbi rendszeres képességek fejlesztésével.

A személyzeti szolgáltatások munkáját szabályozó normatív dokumentumok

A személyzeti osztály és az általános szervezet tevékenységea személyzeti nyilvántartás vezetése nagymértékben függ a jelenlegi jogszabályoktól és a belső szabályozási dokumentumoktól. Ez a funkció a nagyszámú, gyakran bizalmasan kezelt személyes dokumentum színterével kapcsolatos.

A személyzeti szolgálat irodai munkáját a következő jogi aktusok szabályozzák:

• Az Alkotmány, a Polgári és Munkaügyi Kódexek, valamint a Büntető- és Családkódok;
• jogalkotási aktusok a szervezet profiljával a személyi állománygal kapcsolatos munkában;
• helyi jelentőségű normatív cselekmények;
• különböző osztályozók, szabályok és előírások szövetségi szinten;
• belső szabályozási dokumentumok, például a személyzeti nyilvántartásról szóló utasítás;
• megrendelések és irányítási megbízások.

A személyzeti szolgálat munkatársai kötelesek szigorúan betartani a normatív jogszabályok rendelkezéseit és mindenekelőtt a Munka Törvénykönyvét.

A munkavállalók keresése és dokumentálása

A személyzeti nyilvántartás karbantartása a személyzet keresésével és tervezésével kezdődik. Először is meg kell határoznia az új alkalmazottak megtalálásának lehetőségeit. Ezek közül kiemelkedik a következő:

• ügynökségek és munkaügyi hivatalok;
• az állami foglalkoztatási szolgálat;
• állásbörzék;
• oktatási intézmények;
• A különböző forrásokra vonatkozó hozzászólások és összefoglalók;
• más szervezetek;
• barátok és ismerősök.

Az alkalmazottak keresésének minden lehetősége saját érdemeivel és hátrányaival rendelkezik, a személyzeti osztály alkalmazottainak a lehető legtöbbet kell kihasználniuk az üresedés megszüntetésére.

Ha egy kérelmezőt találtak, akkor folytatják leinterjú. Kívánatos, hogy az ő lépése dokumentált: így könnyebb megtenni egy mért döntést felvétel vagy elutasítás. Az utóbbi esetben öt munkanapon belül írásban értesítik a személyt az okról. Ha a kérelmező alkalmas üres álláshelyre, azt jóvá kell hagyni. Ebből kezdődik a személyi dokumentáció tervezése egy adott alkalmazott számára.

A foglalkoztatás nyilvántartásba vételének szakaszai:

• munkaszerződés megkötése;
• a beutazás sorrendjének közzététele;
• új munkavállaló vagy intézmény munkatársainak bejegyzésére;
• személyes kártya regisztrálása;
• ha a szervezetben elfogadják - személyes üzleti tevékenység létesítését;
• a munkavállalók belső szabályzatának és utasításainak megismerése és aláírása.

Személyzeti nyilvántartás (személyi igazolvány, személyzeti lista)

A személyzet irányításának fenntartása magában foglaljaa számviteli nyilvántartások, különösen a személyzet és a személyi igazolványok kötelező nyilvántartása. Ezek a dokumentumok kötelezőek minden olyan szervezet számára, amely a tulajdonjog minden formája.

A személyzetnek és a számoknak fontosnak kell lenniük, és megfelelniük kell a szervezet igényeinek. Ez magában foglalja az összes bejegyzés nevét, az adott időszakra vonatkozó üres helyeket jelző fogadások számát.

A személyes kártyák egységes dokumentumok,amely rövid információkat tartalmaz a munkavállalói tevékenységről és a személyes adatokról. Ezek szigorú számviteli és különleges tárolási feltételeknek vannak kitéve olyan helyeken, amelyek megakadályozzák a károkat és a lopást.

Személyzeti rendelések, különbségek és tervezési jellemzők

Általános irodai munka személyi munkában aelsősorban megrendelésekben és irányítási megbízásokban kifejezve. Ezek a dokumentumok az egyéni munkavállalókra és az egész személyzet egészére vonatkozhatnak. Ezek eltérnek a bevezetés és a cselekvés bevezetésének jellemzői között.

A megrendelések és megrendelések nagy részekonkrét intézkedések a munkavállalóval, egységes formában. Ezek kötelező megegyezés alapján minden érdekelt személy és a munkavállaló ismerősének átvételét. A személyi megbízások másolatait a személyes fájlban és az eredeti dokumentumokat külön mappákban tárolják.

A személyzeti nyilvántartás vezetői, a regisztrációs és tárolási szabályok

A dokumentumok mozgásának rögzítésére aa személyzeti szolgálat feltételezi a szaklapok karbantartását. Ezek többoldalas formátumú táblázatos dokumentumok, amelyek leggyakrabban egységesek. Általában nagy jegyzetfüzetekben vagy szaküzletekben vásárolhatók.

A személyzeti folyóiratok típusai:

• bejövő és kimenő dokumentumok nyilvántartása, beleértve a betűket is;
• megbízások nyilvántartása;
• a munkavállalók hivatalos üzleti tevékenységre való megérkezésének és távozásának nyilvántartása;
• pályázatok, beadványok, értesítések, hivatalos és szolgáltatási jegyzetek nyilvántartása;
• a munkarendek formáinak nyilvántartása, azok betétjei;
• könyvek különböző személyi dokumentumok mozgásának rögzítésére stb.

Minden naplót feltétlenül kell varratolni és lezárni, a lapokat pedig számozni kell. Tárolja külön a dokumentumoktól. Előnyösen egy biztonságos vagy egy speciális szekrényben.

A személyes fájlok karbantartása és tárolása

A személyes ügyintézés nem kötelező. Azonban a legtöbb szervezet egy vagy másik formában összegyűjti a munkavállaló dokumentumait. Természetesen egy mappában sokkal kényelmesebb.

A személyes ügy egy összetett, dokumentált személyes információ a munkavállalóról, összegyűjtött és alakult egy bizonyos sorrendben. Többféle dokumentumot és példányt is tartalmazhat:

• a munkavállalókra vonatkozó megbízások másolata;
• a nyilatkozatok másolata;
• a személyi igazolványok másolatai, amelyek igazolják a képesítéseket, az oktatást, az ellátásokat és a családi állapotot;
• a kérdőív;
• jellemzők és felülvizsgálatok;
• referenciák stb.

A személyes ügyek közé tartozik a személyesinformációkat, azokat távol kell tartani a többi dokumentumtól. Hozzáférésük korlátozott számú tisztviselőre korlátozódik. A személyzet elbocsátása esetén a személyes fájlokat az archiválási tárhelyre továbbítják.

A munkaügyi könyvek regisztrálására, tárolására és kiadására vonatkozó szabályok, valamint a betétek

Minden szervezet köteles dolgoznia személyzet, a kivétel - a munkavállalók, részmunkaidőben. Az elsődleges fogadásnál a munkáltató önállóan tiszta formát ölt, és számukra az első rekordot teszi. A címlapon adja meg a munkavállalóval kapcsolatos adatokat. Ezt követően nyomon kell követni relevanciáját és időben módosítani.

A fő résza munkavállaló munka- és szociális tevékenysége, az állandó fordítások fogadása, elbocsátás. Minden bejegyzés számozása az általános sorrendben történik, és a sorrend alapján kerül beírásra. Az elbocsátás jegyzőkönyvét a szervezet pecsétje és a fej aláírása is kíséri.

A munkafüzetek kézzel, kéken jelennek meggolyóstoll, világos és érthető kézírás. Szorosan ellenőrizni kell a bevitt adatok relevanciáját és megbízhatóságát. Ha javítania kell az információkat, akkor egy sorral és frissített információkkal gondosan át kell húzni őket. Ezt a lépést szükségszerűen megerősíti a fej és a pecsét aláírása.

Tárolja a munkaügyi könyveket külön dokumentumokkal, a széfben. Tilos az alkalmazottak vagy harmadik felek kezébe adni, a felelős szervek külön határozatának hiányában.

A személyi dokumentumok működési és archiválási adattartalmának jellemzői

A személyi dokumentumok tárolását a saját személyük határozza megKülönös jelentőséggel bír. Személyes adatokat tartalmaznak és bizalmasak. Az ilyen adatok nem jogosultak közzétételre. Ellenkező esetben pénzbüntetést szabnak ki a személyzeti osztály személyzetének és a szervezet vezetőjének.

A személyzet megfelelő tárolásának megszervezésea személyzeti szolgálat dokumentumaihoz kívánatos egy külön helyiség. A bejáratnak egynek kell lennie, és riasztóval ellátott fémajtót kell felszerelni.

A dokumentumokat maguknak fémben kell tárolniukszekrények vagy széfek. Kerülje a napfénynek és a pornak való kitettséget, valamint a hőmérsékletkülönbségeket és a túl magas páratartalmat. Ezek az egyszerű lépések segítenek a személyes adatok megőrzésében.