Mik a titkár feladata

Annak érdekében, hogy egyértelműen meghatározzáka titkárság feladata, tudni kell, ki pontosan beszél. Végül is ez a bejegyzés több szögben is megtekinthető. Például ismert a titkár-referens, mint irodai alkalmazott, a főtitkár egy szervezet vezetőjeként, az államtitkár köztisztviselőként, titkár diplomáciai személyzetként, a főnök titkára, mint munkavállaló és egyéb lehetőségek. Leginkább erre a bejegyzésre hivatkozva olyan munkavállalót jelentenek, akik feladatokat (utasításokat) végeznek a vállalat igazgatójaként, valamint strukturális megosztottságainak egyéni vezetői számára. Kiderül, hogy ebben az ügyben a titkár hivatalos feladatait a szervezeti és technikai kérdések megoldására irányuló egyedi megrendelések végrehajtására korlátozzák.

Amit a titkárnak tudnia kell és meg kell tennie

A titkárnak napi szinten a következő feladatokat kell ellátnia:

1. Adja meg az alárendeltektől származó információkat a felügyelője felé történő átvitel céljából.
2. Telefonos kommunikációs menedzser megszervezése. A távollétében vegyen információt, majd vezesse el a rendező figyelmét.
3. Telefonos üzenetek fogadása és nyilvántartása.
4. A fej normál működéséhez szükséges feltételek megteremtése: az irodai és irodai eszközök szükségességének figyelemmel kísérése.
5. Segítségnyújtás a termelés szervezésébentalálkozók és találkozók. A résztvevők számára az esemény dátumát, helyét és idejét. Gyűjtsük össze a szükséges anyagokat, biztosítsuk a jelenlévők jelenlétét és tartsuk meg az ülés jegyzőkönyvét.
6. Irodai munka a vállalkozásnál. Ehhez a titkárnak be kell fogadnia, rendszerbe kell állítania a bejövő levelezést, és továbbítani kell a vezetőségnek. Ezután a kivetett vízum alapján a dokumentumokat a végrehajtóknak egy listán keresztül továbbítják. A titkár feladata magában foglalja a végrehajtás folyamatának, időzítésének és kimenetelének ellenőrzését is.
7. Végezzen munkát a dokumentumok nyomtatásával és sokszorosításával kapcsolatban.
8. Szervezze meg a látogatók fogadását a vállalat vezetőjének, és ha lehetséges, hozzon létre feltételeket a kérdések azonnali megoldásához.

A titkár látszólag egyszerű munkaköreinek teljesítése érdekében a munkavállalónak tudnia kell:

• a vállalkozás irányításának teljes összetétele és szerkezeti felosztása;
• a vállalat chartája, személyzete és felépítése, profilja, fejlődési kilátása és szakosodása;
• normatív dokumentumok az irodai munka megfelelő végzéséhez;
• az irodai eszközök és kommunikációs eszközök használatára vonatkozó szabályok;
• a BTW, az OT, a tűzbiztonság és az ipari higiénia szabályai;
• a munkahelyi munka szervezésének szabályai;
• normatív és jogi aktusok, megrendelések, határozatok, tervezési megbízások, számviteli és minőségellenőrzési munkák.

A jegyző sajátossága

Ha ez egy konkrétabb, szűkszakosodás, a helyzet némileg más. Vegyük például az irodalmi titkár hivatalos feladatait. A pozíció címében egyértelműen meghatároztuk az elvégzett munka szempontját. Általában minden vállalatnál van egy hivatalos utasítás, amelyen a nyilvántartás vezetõjének utasításai jelennek meg. Ha nincs ilyen utasítás, akkor jobb létrehozni. Ehhez használja a minősítési útmutatót, amely hozzávetőleges mintákat tartalmaz. Ezt követően a szabványos verziót véglegesíteni kell az adott szervezet számára, figyelembe véve a sajátosságokat és a belső jellemzőket. Általánosságban elmondható, hogy a titkárnő kötelességeit egyértelműen három fő területre kell irányítani:

1. Levélváltás. Fogadása, feldolgozása modern módon és időben történő feladás.
2. A belső dokumentáció megfelelő karbantartása.
3. A nyilvántartásba vétel, a szigorú számvitel és a dokumentumok archívumba történő átadása.

A referens munkájának jellemzői

Bizonyos vállalkozásoknál példáulegy olyan álláspont, amely a felelősségek széles körét tartalmazza: a "help desk" -től az "asszisztens igazgató" -hoz. Az ilyen szakértőnek sokféle tudással kell rendelkeznie, és a helyzet megfelelő parancsnoka. A riporter titkárságának hivatalos feladata kissé kibővült a tekintély növelésével kapcsolatban. Általában ez a titkár szokásos munkája, de a "referent" szó néhány kiegészítést tesz a szabványos listához. Különösen a titkár-véleményezõ képes bizonyos esetekben önállóan fogadni a látogatókat. Bizonyos információkkal rendelkezik, képes saját döntéseket hozni. Ezenkívül a referens a szervezet gazdasági tevékenységével kapcsolatos felelősségteljes feladatokat lát el. Néha a titkár-referens felelős a személyzeti nyilvántartás kezeléséért. Ez csak akkor végezhető el, ha a munka teljes mennyisége lehetővé teszi további feladatok elvégzését.

</ p>