Irodai munka - mi ez? Irodai munka és dokumentumforgalom

Sok szervezet sikere függegy megfelelően felépített munkából. Minden alkalmazottnak, és még jobban meg kell értenie az irodai munkát. Mi az, mi a jellemzője, a fő típusok, és mi a munkafolyamat szervezése során?

Alapfogalmak

Minden vállalat, függetlenül annak státuszától ésaz alkalmazottak száma, tevékenysége során számos dokumentumot állít elő és dolgoz fel. Mindegyikük szervezeti és adminisztratív dokumentumokhoz kapcsolódik. A fő fogalmak ebben az ügyben az irodai munka és a dokumentumforgalom.

Az irodai munkát egyfajta tevékenységnek nevezik,amely hivatalos dokumentumokat hoz létre, és velük dolgozik. A dokumentumkezelésről azt a tevékenységtípust értjük, amelynek célja a dokumentumok mozgásának megszervezése a vállalatnál attól a pillanattól kezdve, amikor létrehozták vagy megkapták, amíg a munkájuk befejezése (a címzettnek történő kézbesítés, az archívumba történő kézbesítés).

Gyakran irodai munka esetén a szervezet egy vagy több, a folyamatot irányító alkalmazottakat bíz meg.

Nincs vállalkozása jogszabályoktól függetlenül. Ez szabályozza az irodai munkát és a dokumentumforgalmat. Az ezeken a területeken felmerülő kérdéseket a titkárok, az archivisták és a személyzeti osztály alkalmazottai oldják meg.

Az irodai munka az adatok rögzítésén alapulegy papír vagy elektronikus cselekmény létrehozásával. E tekintetben dokumentum-forgalom van, vagyis egy dokumentum mozgása attól a pillanattól kezdve, amikor létrehozták a végrehajtását. A dokumentum keringése belsõ és külsõ lehet.

A dokumentumok belső forgalmát a következő szakaszok képviselik:

1. A dokumentum tervezetének kidolgozása.
2. Koordináció a menedzsmenttel.
3. A dokumentum aláírása.
4. A dokumentum nyilvántartásba vétele: dátum és szám (a dokumentum közzétételét követően elfogadottnak tekintendő).
5. Információk átadása a címzettnek és az ellenőrzésnek.
6. Végrehajtás.
7. Egy kitöltött dokumentum közzététele.
8. A lejárt iratok megsemmisítése vagy archiválása.

A külső forgalom a következő lépéseket foglalja magában:

1. A dokumentum kézhezvétele a cégnél.
2. A beérkezett dokumentumok regisztrálása (dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése szükséges).
3. Levélváltás: ismeretek, kivitelezés.
4. Ha szükséges, válaszoljon.
5. Regisztráció az archívumban vagy megsemmisítés.

A kezelés tekintetében a dokumentumáramlás:

• növekvő (alárendeltől a vezetőig);
• lefelé (a hatóságoktól a beosztottakig);
• vízszintes (az alárendeltek között).

Minden dokumentum minden mozgását külön naplóban kell rögzíteni. Ez lehet napló, dokumentumkártya, elektronikus napló stb.

Ki a felelős

Néhány dolgozó még csak nem is lép beirodai munka. Mi a helyzet, a titkár jól tudja, mert közvetlen kötelessége a dokumentum keringésének figyelemmel kísérése a szervezetben. A Titkárság feladata az iroda dokumentációval történő biztosításának fő funkciói. A munka formáját és jellemzőjét figyelembe véve a munkafolyamat a következőkre osztható:

1. Központosított. Az egész titkárság egy osztályon van és alárendelt egyetlen felettesnek. Lehet egy rangidős titkár vagy titkár.
2. Decentralizált. A titkárok, valamint azok a munkavállalók, akik feladataik ellátására képesek, a vállalat különböző részlegein dolgoznak, és különböző vezetők alá vannak rendelve.
3. Vegyes. Gyakran megtalálható a nagyvállalatoknál. Az irodai munka szervezése közvetlenül attól függ, hogy milyen titkárságot fogadnak el.

A kis szervezeteknél a funkcióa tisztviselőt bármely olyan alkalmazott végezheti, akinek feladata ez a feladat, vagy maga a vezető. Ha ezek a funkciók a munkaszerződésben nem szerepelnek a munkavállaló által, akkor végrehajtásuk céljából kiegészítő megállapodást kell kiadni, ahol feltüntetik őket, valamint a tisztviselő feladatainak ellátásáért járó pénzbeli javadalmazás összegét is.

oktatás

A vállalat méretétől és formájától függetlenül a vezető nem hagyhatja figyelmen kívül a nyilvántartás vezetésével kapcsolatos utasításokat.

Az utasítás nem csupán normatív cselekmény,lehetővé téve az irodai munkát. Mi ez? Ez a vállalat belső dokumentuma, amelyet egy olyan igazgatási parancs jóváhagy, amely nem rendelkezik lejárati idővel.

Itt írják elő a dokumentumok mozgásának főbb szakaszait, meg kell adni a dokumentum aláírására felhatalmazott tisztviselők jegyzékét, a kitöltési és kitöltési mintákat.

HR menedzsment

Nézzük a személyzeti irodai munkát. Mi ez? Ha legalább egy alkalmazott van a szervezetben, akkor a szükséges dokumentumokat feltétlenül összeállítják neki.

A káder munkafolyamat alatt értjük a mozgástaz állampolgár munkájához kapcsolódó különleges dokumentumok. Sok esetben az ilyen jellegű dokumentáció karbantartása a személyzeti osztályra bízott. A dolgozóknak be kell fogadniuk a dokumentumokat, el kell végezniük és tárolniuk kell őket a Szabályzat szabályai szerint. Emellett feladataik közé tartozik a személyes adatok feldolgozása, beleértve a titkos adatokat is.

A személyi irodai munkát a tábornoktól külön kell elvégezni, a titoktartási szabályok betartásával.

optimalizálás

A korszerű technológia és a számítógépesítés korában vanSzámos vállalkozás, méghozzá kicsi is, továbbra is papírmunkát folytat. A nyilvántartások nyilvántartásai továbbra is a rendes folyóiratokban vannak, és a leveleket postai úton továbbítják.

Ez elsősorban az alkalmazottak vonakodásának köszönhetőés másodszor, nem mindenkinek van pénzügyi támogatása. De minden vezetőnek meg kell értenie, hogy a jövőben jelentős beruházások az optimalizálásban jelentősen csökkenthetik a vállalat költségeit.